1. O que é este acordo
Este acordo é parte do contrato de assinatura do Bivaro e é aceito junto com ele. Ele regula o tratamento de dados pessoais que acontece quando a sua empresa (“cliente”) usa o sistema oferecido por Ruan Pablo Santos de Jesus, empresário individual inscrito no CNPJ sob o nº 52.226.342/0001-28, que atua sob o nome fantasia RPS Software, com endereço em Rua Leonardo Leo, 209, casa 3, Parque Brasil, São Paulo/SP, CEP 04843-090 (“Bivaro”), conforme a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais — Lei 13.709/2018 (“LGPD”).
2. Quem é quem
- A sua empresa é a controladora dos dados pessoais que cadastra ou gera no sistema — é ela quem decide por que e como esses dados são usados.
- O Bivaro é operador: trata esses dados em nome da sua empresa, apenas para prestar o serviço contratado.
Os dados de cadastro e de uso da sua própria conta (o seu nome, o seu e-mail, os registros de acesso) são tratados pelo Bivaro como controlador, conforme a política de privacidade.
3. Quais dados, de quem e para quê
| Titulares | Dados típicos |
|---|---|
| Clientes da sua empresa | nome, CPF ou CNPJ, telefone, e-mail, endereço, data de aniversário, histórico de compras, ordens de serviço, pedidos e valores em aberto |
| Funcionários que usam o sistema | nome, login, cargo e registro das operações que fizeram |
| Fornecedores | nome, documento e dados de contato |
| Destinatários de nota fiscal | os dados exigidos pela legislação fiscal na NF-e e na NFC-e |
A única finalidade é executar o serviço: registrar vendas, emitir documentos, controlar estoque e financeiro, enviar as mensagens que a sua empresa dispara pelo sistema, gerar relatórios e prestar suporte. O tratamento dura enquanto durar o contrato, mais o prazo de eliminação da seção 8.
4. O que o Bivaro se obriga a fazer
- tratar os dados somente conforme as instruções da sua empresa. O uso das funções do sistema e este contrato são essas instruções;
- não vender, não ceder e não usar os dados para finalidade própria, como marketing ou perfilamento;
- exigir sigilo de todas as pessoas que tenham acesso aos dados, e dar acesso apenas a quem precisa dele para prestar o serviço ou o suporte;
- manter medidas de segurança adequadas (LGPD, art. 46), entre elas: isolamento dos dados de cada empresa aplicado no próprio banco de dados, conexão criptografada (HTTPS), senhas guardadas com hash, controle de acesso por usuário e cargo, trilha de auditoria e cópias de segurança;
- ajudar a sua empresa a atender pedidos dos titulares (acesso, correção, eliminação, portabilidade — LGPD, art. 18). A maioria pode ser atendida direto no sistema, editando ou excluindo o cadastro;
- comunicar incidentes de segurança que afetem os dados da sua empresa sem demora injustificada, com as informações disponíveis sobre o que aconteceu, os dados envolvidos e as medidas tomadas — em tempo de a sua empresa cumprir o prazo de comunicação à ANPD e aos titulares, quando exigido;
- fornecer as informações necessárias para a sua empresa demonstrar que cumpre a LGPD em relação ao que é tratado no sistema.
5. O que cabe à sua empresa
- ter base legal para cadastrar e usar cada dado pessoal que lança no sistema, e informar os seus clientes sobre esse uso;
- não cadastrar dados pessoais sensíveis (saúde, religião, biometria e outros do art. 5º, II, da LGPD) sem necessidade e sem base legal;
- enviar mensagens a clientes (e-mail, WhatsApp) só a quem tenha autorizado ou com quem já tenha relação que justifique o contato;
- gerenciar os usuários da própria conta — criar, desativar e definir o cargo de cada um — e manter as senhas em sigilo;
- responder aos titulares que a procurarem, como controladora.
6. Suboperadores
A sua empresa autoriza o Bivaro a contar com os prestadores abaixo, cada um tratando apenas o necessário para a sua parte do serviço e sujeito a obrigações de proteção de dados equivalentes às deste acordo:
- Hospedagem da aplicação e banco de dados — onde o sistema roda e os dados ficam guardados;
- Emissão de documentos fiscais — transmite a NF-e e a NFC-e à SEFAZ, com os dados do destinatário exigidos por lei;
- Envio de e-mail e notificações — as mensagens que o sistema dispara;
- Assistente com inteligência artificial — apenas o conteúdo das perguntas feitas ao assistente, quando ele é usado. O conteúdo não é usado para treinar modelos;
- Meio de pagamento — apenas para a cobrança da assinatura da sua empresa; ele não recebe os dados dos seus clientes.
Mudanças relevantes nessa lista são avisadas com antecedência pelos mesmos canais das mudanças de contrato. Continuamos responsáveis perante a sua empresa pelo que os suboperadores fizerem.
7. Transferência internacional
Alguns desses prestadores podem processar dados em servidores fora do Brasil. Quando isso acontece, a transferência segue o art. 33 da LGPD, com garantias contratuais de proteção compatíveis com a lei brasileira.
8. Fim do contrato
- Enquanto a conta estiver ativa, a sua empresa pode exportar os seus dados, inclusive os XML das notas fiscais.
- Encerrado o contrato, os dados ficam guardados por 90 dias para retomada ou exportação e depois são eliminados, inclusive das cópias de segurança no ciclo normal delas. Fica guardado apenas o que a lei nos obrigar a manter.
- A guarda de documentos fiscais pelo prazo legal é obrigação da sua empresa. Exporte os XML antes do encerramento.
9. Responsabilidade
Cada parte responde pelos danos que causar ao descumprir a LGPD ou este acordo, na forma dos arts. 42 a 45 da lei. Fora disso, vale a limitação de responsabilidade do contrato de assinatura, salvo quando a lei não permitir limitar.
10. Contato
Encarregado de dados e qualquer assunto deste acordo: privacidade@bivaro.com.br.